Digitalisering
Handleiding voor het indienen van een aanvraag voor projecten digitalisering bij het Cultuurfonds Zuid-Holland
Het Cultuurfonds Zuid-Holland ondersteunt collectie beherende erfgoedinstellingen in Zuid-Holland bij het digitaliseren van hun collecties. Met deze steun kunnen instellingen hun cultureel erfgoed bereikbaar maken voor een breed publiek.
Kan ik een aanvraag indienen?
De doelgroep die een aanvraag kan indienen zijn collectie beherende erfgoedinstellingen met een museale publieksfunctie in Zuid-Holland. Dit zijn alle grote, middelgrote en kleine musea, oudheidkamers en historische verenigingen. Het gaat in totaal om ca. 350 instellingen.
Sommige instellingen worden structureel gesubsidieerd door overheden. Het Cultuurfonds Zuid-Holland kan in deze gevallen toch een bijdrage overwegen als het een uitzonderlijk project betreft waarvoor de structurele ondersteuning niet bedoeld of ontoereikend is.
Waarvoor kan ik geld aanvragen?
Een collectie beherende instelling die tot de doelgroep behoort kan een aanvraag indienen voor:
- de inhuur van professionele ondersteuning bij het digitaliseringsproces en/of
- de aanschaf van apparatuur t.b.v. de digitalisering van de collectie, bijvoorbeeld de aanschaf van een collectieregistratiesysteem, hard- en software, een scanner, fototoestel, computer of laptop.
- Voorwaarden hierbij zijn dat de collectie wordt ontsloten en toegankelijk gemaakt voor een breed publiek en de collectie vrij beschikbaar komt voor derden (bijvoorbeeld via de Canon van Zuid- Holland, Collectie Nederland of Europeana).
Hoeveel geld kan ik aanvragen?
Het Cultuurfonds Zuid-Holland draagt per aanvraag maximaal 50% van de totale kosten bij tot een maximum van € 10.000. De overige kosten moeten door eigen bijdragen en bijdragen van derden worden gedekt. NB Helaas is het niet (meer) mogelijk om vrijwilligersuren in te zetten als cofinanciering.
Hoe dien ik een aanvraag in?
Je kan een digitale aanvraag indienen bij het Cultuurfonds Zuid-Holland in ons Aanvraagportaal.
Om in aanmerking te komen voor een financiële bijdrage, dien je te voldoen aan een aantal algemene voorwaarden en een aantal specifieke voorwaarden. Deze zijn hier te vinden.
Aanvragen kunnen viermaal per jaar worden ingediend. Hier vind je de inzendtermijnen. Je ontvangt een besluit op- of kort na de dag van de vergaderdatum (staat tussen haakjes genoemd).
Je start een Aanvraag in ons Aanvraagportaal. Je kan de aanvraag altijd tussendoor opslaan en via je eigen account in het Aanvraagportaal weer verder waar je gebleven was.
- bij de vraag “Je vraagt aan namens een...” invullen: ‘organisatie’ en bij “Waar wil je een aanvraag doen? Kies een afdeling” invullen: ‘Zuid-Holland’.
- bij de vraag “Je doet een aanvraag namens een...” invullen: ‘stichting of vereniging’. NB alleen rechtspersonen kunnen een aanvraag indienen.
als activiteit invullen ‘archiveren’, en als specificatie ‘digitaliseren archief’. - bij de vraag: “Op welk werkterrein is je project het meest van toepassing?” kan je invullen: ‘geschiedenis en letteren’, of een ander werkterrein dat beter past.
De overige onderdelen spreken als het goed is voor zich.
N.B. Het betreft een algemeen aanvraagformulier, dus wellicht zijn niet alle vragen op jouw situatie van toepassing. Vul dan in wat het meest in de buurt komt van jouw situatie.
Welke bijlagen moeten worden bijgevoegd?
De volgende bijlagen voeg je toe aan je aanvraag (scherm 11 van het digitaal aanvraagformulier):
- Begeleidende brief - niet verplicht, mag ook alleen een kort projectplan zijn
- Uittreksel van de KvK - van maximaal 1 jaar oud
- Kopie van uw statuten
- Jaarverslag + jaarrekening - meest recente versie
- Projectplan
- Begroting met dekkingsplan - mag ook in het projectplan
- Publiciteitsplan - hoeft niet
- Overzicht recente activiteiten - hoeft niet
Hoe en wanneer ontvang ik mijn geld?
Is je aanvraag goedgekeurd, dan ontvang je van ons een bericht met alle details van de toewijzing en een link naar meer informatie over de financiële afwikkeling. Onze toekenning betreft een garantiebijdrage. Binnen twee jaar na de toekenning dien je een betaalverzoek bij ons in met een ingevuld calculatieformulier. Kijk voor meer informatie naar de voorwaarden voor financiële afwikkeling provinciale afdelingen.
Wie bel ik als ik vragen heb?
Heb je vragen tijdens het indienen van je aanvraag of betaalverzoek? Neem dan gerust contact op met het secretariaat van het Cultuurfonds Zuid-Holland, telefoon +31 70 441 7709 of e-mail: zuidholland@cultuurfonds.nl.
Doe je aanvraag!
Alles gecheckt? Quickscan gedaan? Je kunt online je aanvraag doen voor deze provincie.