Procedure

Stap 1. Vooraanvraag

Er is één vooraanvraagronde per jaar, in te dienen via de website van het Cultuurfonds, op basis van drie documenten: een ‘two-pager’ (beknopt projectplan), een globale begroting en dekkingsplan en een cv/portfolio.

• two-pager (max. 2 A4) bevat volgende informatie:
  • beknopte beschrijving en beeldmateriaal (idee/concept) van het project/object (wat, waar, wanneer)
  • beknopte motivering voor keuze van de betreffende architect/ontwerper
• globale begroting en dekkingsplan (gebruik het begrotingsformat). Daarnaast mag u een begroting in eigen format meeleveren
  •  Hierin is een reëel honorarium opgenomen voor de architect/ontwerper
• cv & portfolio van de architect/ontwerper (max 2 A4)

Stap 2. Selectie Vooraanvragen

De Adviescommissie selecteert uit de vooraanvragen maximaal drie plannen voor het doen van een definitieve aanvraag. De selectie vindt plaats in de maand mei. De adviescommissie beoordeelt de vooraanvragen op:

• inhoudelijke kwaliteit en haalbaarheid van het project/object
• financiële haalbaarheid van het project/object
• kwaliteit van het werk van de architect/vormgever

Stap 3. Definitieve Aanvraag

• Op basis van de vooraanvraag worden begin juni max drie geselecteerde aanvragers uitgenodigd tot het doen van een definitieve aanvraag.
• De definitieve aanvraag (in geval van één uitnodiging) of aanvragen (in geval van twee of drie uitnodigingen) moet(en) worden ingediend via de website van het Cultuurfonds.
• Een definitieve aanvraag is een verdere uitwerking van de two-pager en omvat de volgende stukken:
  • een beperkte verdere visualisatie van het idee/concept van het project/object.
  • globaal uitgewerkt projectplan (ook het onderhoud van het gerealiseerde project/object).
  • verdere motivering voor de keuze van de architect/vormgever + een portfolio.
  • toelichting op meerwaarde van de samenwerking.
  • fasering/planning voor het te realiseren project/object.
  • een overtuigende realiseerbare begroting en dekkingsplan (incl. inzicht in het honorarium voor en de werkzaamheden door de architect/vormgever en in de onderhoudskosten).
  • intentieverklaring van aanvrager dat architect/vormgever van begin tot eind betrokken is c.q. in de ‘lead’ is.

N.B. De te verrichten werkzaamheden voor de definitieve aanvraag dienen beperkt van omvang te zijn. Hier staat een vergoeding tegenover. De beschikbaar te stellen vergoeding voor de aanvrager(s) die geen toekenning ontvangt dient in verhouding te staan tot het verrichte werk. In principe is hier maximaal € 5.000 per afvaller voor beschikbaar.

Stap 4. Beoordeling Definitieve Aanvragen

• De Adviescommissie beoordeelt de ontvangen definitieve aanvraag/aanvragen.
• De Adviescommissie brengt haar advies uit aan het Cultuurfonds over het wel of niet ondersteunen van het project/object.
• Indien meerdere projecten/objecten positief beoordeeld worden, zal een prioritering worden gemaakt.
• Voorafgaand aan het toekennen van een bijdrage vindt (in principe) een gesprek plaats met de aanvrager/opdrachtgever en de architect/ontwerper.
• Er vindt een definitieve toets plaats v.w.b. het voldoen van een aanvraag/aanvrager aan de richtlijnen van het Cultuurfonds en de doelstelling en het doel van het FOAB. Een gesprek met de aanvrager/opdrachtgever en de architect/ontwerper kan een onderdeel zijn van deze toets.

Stap 5. Toekenning Bijdrage

• De directeur/bestuurder van het Cultuurfonds besluit formeel op basis van voornoemd advies (zie stap 4) om de bijdrage toe te kennen.
• Het Cultuurfonds informeert de aanvrager over het besluit.
• Er kan geen bezwaar worden gemaakt tegen het besluit en aanvragen worden niet heroverwogen.
• De aanvrager/opdrachtgever kan een voorschot van maximaal 50% aanvragen dat bestemd is voor de architect/ontwerper.
• De aanvrager/opdrachtgever informeert in samenspraak met de architect/ontwerper het Cultuurfonds halfjaarlijks over de voortgang van het project.
• Na realisatie van het project/object ontvangt het Cultuurfonds een inhoudelijk en financieel verslag van de aanvrager/opdrachtgever op basis waarvan de definitieve bijdrage wordt vastgesteld.